【徹底解説】基幹システムとは？ERPとの違いや、メリット、選び方、導入の進め方を解説

基幹システムとは？

基幹システムの定義

基幹システムとは、企業の運営に不可欠な中核業務（販売、生産、会計、人事など）を管理し、業務の効率化と経営をサポートするためのシステムです。これはビジネスの根幹を支えるため、万が一停止すれば企業全体の活動がストップするリスクがあります。そのため、「ミッションクリティカルシステム」とも呼ばれます。

一方、一般的に業務システムと呼ばれるものは、特定の部署や業務を補助する役割を持っています。たとえば、営業部門の顧客管理システムや、製造ラインの在庫管理システムなどです。これらが停止しても企業全体に影響が及ぶことは稀です。

種類と主な機能

基幹システムは、企業の各部門に特化したさまざまな種類があり、それぞれが中核業務を効率化する役割を担っています。主要なシステムの種類と、その機能を見ていきましょう。

販売管理システム

「お金」と「モノ」の流れを管理し、見積もりから受注、売上、請求、入金に至るまでの一連のプロセスを可視化します。

【主な機能】

・見積管理

・受注管理

・売上管理

・請求管理

購買管理システム

製品の原材料や商品の仕入れ、在庫、支払いなどを管理し、購買プロセスを最適化します。

【主な機能】

・発注管理

・仕入管理

・出荷管理

・支払管理

生産管理システム

製造業において、生産計画、工程管理、資材管理、品質管理などを一元的に行い、生産プロセスの全体を効率化します。

【主な機能】

・生産計画

・工程管理

・資材管理

・不良品発生率分析

在庫管理システム

入出荷情報や在庫数をリアルタイムで管理し、在庫不足や過剰在庫を防ぎます。

【主な機能】

・在庫検索

・入出荷管理

・棚卸管理

・検品管理

財務会計システム

企業の財務状況を管理するシステムです。仕訳入力から帳簿、決算書の作成まで自動化し、経理担当者の業務負担を軽減します。

【主な機能】

・帳簿

・決算書作成

・仕訳入力

・予実管理

・経営分析

人事給与システム

従業員の採用情報、人事評価、異動履歴などの「ヒト」に関する情報と、給与計算を管理します。

【主な機能】

・給与管理

・従業員情報管理

・人事評価

・労働契約管理

勤怠管理システム

従業員の出退勤時間、労働時間、残業時間、有給休暇などを管理します。正確な労働状況の把握と勤怠管理業務の効率化に貢献します。

【主な機能】

・出退勤管理

・労働時間集計

・シフト管理

・休暇管理

上記からわかるように、基幹システムは企業の中核業務を機能別に支える、まさに「心臓部」といえる存在です。多様なシステムを適切に選定・運用することで、企業は日々の業務効率化はもちろん、経営全体の最適化や市場での競争力強化にも繋がります。

基幹システムとERPの違いとは？

基幹システムについて理解を深める上で、しばしば混同されがちなERPとの違いを明確にしておくことが重要です。

ERP（Enterprise Resource Planning）は、「企業資源計画」と訳される経営管理の概念であり、現在はその概念を実現するITシステムを指すのが一般的です。ERPは、企業活動における「ヒト・モノ・カネ」といった経営資源の情報を一元的に管理し、経営判断を最適化するために活用されます。

基幹システムが各部門の業務（例：販売、生産、会計）を効率化する「独立した機能別システム」であるのに対し、ERPはこれらの機能を連携させ、統合的に管理する「統合型システム」という点が最大の違いです。

従来、部門ごとにデータが分断されていたため、経営者は全体像を把握しにくく、迅速な意思決定が困難でした。ERPを導入することで、すべてのデータが一つのデータベースに集約され、社内の情報がリアルタイムで可視化されるようになります。これにより、経営判断の精度とスピードが飛躍的に向上します。

両者は密接に関係しており、基幹システムが提供するデータがあってこそ、ERPはその真価を発揮できます。ERPは、言わば複数の基幹システムを連携させて、企業全体の経営を最適化するための「司令塔」のような存在なのです。

基幹システムの4つの導入メリット

では、具体的に基幹システムを導入することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか？ここでは、特に重要な4つのメリットを解説します。

• 管理部門の業務効率化
• 経営情報の可視化・迅速な意思決定
• 業務の標準化
• 外部システムとの柔軟な連携

① 管理部門の業務効率化

現代の複雑で変化の激しい市場において、企業が生き残るためには、正確な現状把握に基づいた迅速な意思決定が不可欠です。基幹システムを導入することで、これが現実のものとなります。従来の紙やExcelによる管理では、各部門にデータが散在し、経営者が全社的な情報をリアルタイムで把握することは困難でした。しかし、基幹システムは、販売、生産、財務、人事といった中核業務のデータを一元的に集約します。これにより、経営者はいつでも必要な情報をリアルタイムで可視化でき、迅速かつ客観的な経営判断を下せるようになります。 

② 経営情報の可視化・迅速な意思決定

基幹システムがもたらす重要なメリットの一つは、経営情報の可視化です。これまで各部門に分散していた売上、債務情報、在庫状況といったデータが一元管理されるため、経営者は企業の「今」をリアルタイムで正確に把握できるようになります。例えば、販売管理システムや生産管理システムからのデータが自動的に連携されることで、在庫レベルが危険水準に達していることをいち早く察知したり、利益率の高い商品と低い商品を瞬時に見分けたりすることが可能です。これにより、勘や経験に頼ることなく、データに基づいた客観的で迅速な意思決定を下すことができます。 

③ 業務の標準化

基幹システムの導入は、各部門の業務プロセスを統一し、業務の質を標準化することに繋がります。従来、担当者個人のスキルや経験に依存しがちだった**「属人化」**した業務（例：Excelを使った複雑なデータ集計やレポート作成）は、システムが定めた共通のワークフローに沿って行われるようになります。これにより、誰が担当しても同じ品質のアウトプットが保証され、業務の効率と正確性が向上します。これは、ERPが企業全体の情報を統合するのと同様に、基幹システムが各部門の作業プロセスを統合し、企業基盤を強固にする重要なステップです。

④ 外部システムとの柔軟な連携

基幹システムの大きな強みは、他の外部システムとの柔軟な連携が可能である点です。これにより、単体では実現できなかった高度な機能を付加し、システムの価値をさらに高めることができます。さらに、メール通知システムやチャットツールと連携させることで、重要なデータの更新や異常値の発生を即座に担当者へ通知し、スムーズな対応を促すことも可能です。このように、基幹システムは単体で完結するのではなく、企業の成長に合わせて外部システムと連携・拡張できるため、将来にわたって持続的な経営改善をサポートします。

基幹システムを選ぶポイント 

基幹システムの導入を検討するとなった場合、どういった点に注意すればよいでしょうか。ここでは、基幹システムを選ぶ際のポイントを4つご紹介します。

① 利用形態（クラウド型、オンプレミス型）

基幹システムを導入する際、まず検討すべきは「クラウド型にするか、オンプレミス型にするか」という利用形態です。DX（デジタルトランスフォーメーション）が加速する現代では、柔軟性とコスト効率に優れたクラウド型が主流となりつつあります。

両者の違いを理解し、自社の事業戦略や予算に合った方を選びましょう。

② 機能性

基幹システムの導入を成功させるには、機能性が自社の課題や目的に合致しているかを見極めることが最も重要です。まずは、自社の既存業務プロセスを徹底的に分析し、どこに非効率な点やボトルネックがあるのかを洗い出しましょう。その上で、洗い出した課題を解決するために必要な機能が網羅されているか、そして将来的な事業拡大にも対応できる拡張性があるかを確認します。単に機能の有無だけでなく、実際の操作感や使い勝手、自社のデータとの連携がスムーズに行えるかなども重要な判断基準です。

③ 導入サービス・サポート

基幹システムは、導入して終わりではありません。新しいシステムへの切り替えをスムーズに進めるためには、ベンダーのサポート体制が非常に重要です。担当者が日々の業務と並行してシステム操作や機能を習得するのは大きな負担となります。そのため、システム選定時には、操作方法のレクチャー、不明点への問い合わせ窓口（電話・メールなど）、そして運用後の保守・サポートまで、包括的なサポートが提供されているかを必ず確認しましょう。信頼できるパートナーと組むことで、基幹システム導入の効果を最大限に引き出すことができます。

④ 操作性

基幹システムを導入する上で、「使いやすさ」と「安全性」は欠かせない要素です。システムはベテランから初心者まで、さまざまなレベルの担当者が日常的に利用するため、誰もが直感的に操作できるユーザーインターフェース（UI）を備えているかが重要です。また、基幹システムは企業の機密情報や個人情報といった重要なデータを扱うため、セキュリティ対策は最優先で確認すべき事項です。不正アクセスを防ぐユーザー認証やアクセス制御、データの暗号化など、ベンダーがどのような対策を講じているかを具体的に確認しましょう。

基幹システムの選定は、貴社の将来を左右する重要な経営判断です。「利用形態」「機能性」「サポート体制」「操作性・セキュリティ」といった多角的な視点から、自社の課題と目的を解決できる最適なシステムを見つけることが成功への鍵となります。

貴社の事業特性や経営課題に合った基幹システムをお探しなら、ぜひルビナソフトウエアにご相談ください。当社は、お客様に最適なソリューションを提案し、導入から運用までを一貫してサポートいたします。

基幹システム導入の進め方（7ステップ） 

基幹システムも、他のシステムと同じ手順で導入していくのですが、企業の中核事業に関わる基幹システムは、他システムを含めた企業全体への影響が極めて大きいため、導入時の難易度がとても高くなります。

そこで、ここでは、基幹システム導入を成功に導くための7つのステップを、具体的な進め方と注意点を交えながら解説します。 

①プロジェクトチームの作成

基幹システムの導入を成功に導く最初のステップは、「プロジェクトチーム」の組成です。このチームには、プロジェクトリーダー、関連部門の担当者、IT部門の担当者を含めるのが一般的です。特に、リーダーは社内業務に精通し、部門間の連携を円滑に進められる人物が適任です。また、自社にノウハウが不足している場合は、外部の専門家もメンバーに加えることで、導入の成功率を高めることができます。チームメンバーを選定する際は、完璧な人材を探すのではなく、お互いの強みを活かし、弱点を補い合えるようなバランスの取れた体制を築くことが、プロジェクトの成否を左右する重要な鍵となります。

②要件定義

基幹システム導入の成否を分けるのが、この要件定義フェーズです。ただ現状の業務をシステムに置き換えるのではなく、「業務プロセスそのものを見直す絶好の機会」と捉えることが重要です。まずは既存の業務フローをすべて洗い出し、「何が課題か」「どこをシステム化すべきか」を明確にしましょう。このプロセスには、業務を最も熟知している現場の担当者を必ず含めるべきです。特に基幹システムの導入では、システムを利用する業務担当者が前向きに関与できるようにプロジェクトに巻き込んでいくことが大切です。

③システム選定

要件定義が完了したら、いよいよ最適なシステムを選定するステップです。日本の企業文化には独自の業務プロセスを重視する傾向がありますが、要件が満たせるのであれば、費用対効果の高いSaaSやパッケージの導入も積極的に検討すべきです。特に老舗企業や大手企業では、業務フローの変更が難しいため、慎重な検討が求められます。システム選定は、スクラッチ開発、SaaS、パッケージのいずれかになりますが、多くの場合は外部のベンダーに開発・導入を委託します。この際、複数のベンダーから提案を受け、自社の事業領域に精通し、豊富な導入実績を持つパートナーを選ぶことが重要です。また、初期費用だけでなく、操作トレーニング、保守サービス、運用後のカスタマイズ費用など、長期的な視点での総コストを確認することも忘れてはなりません。

④システム構築（開発/導入）

要件定義が完了したら、いよいよシステム構築フェーズです。ここでは、策定した要件定義書に沿ってシステムの開発・導入を進めます。この期間は、現場の業務担当者と密に連携を取り、定期的な会議で進捗を確認することが非常に重要です。たとえ綿密に計画を立てても、構築中に予期せぬ追加要件や仕様変更が発生することは少なくありません。この段階で担当者を巻き込み、フィードバックを反映させることで、リリース後に「システムと実際の業務にギャップが生じる」というリスクを最小限に抑え、業務プロセスの最適化を確実に実現できます。

⑤各種テスト

システムの本稼働に向けて、様々なテストと最終的な確認を行います。これには、開発段階での単体テスト、結合テストに加え、実際に業務環境で利用する運用テスト（受け入れテスト）が含まれます。これらのテストを通じて、システムが要件通りに機能するか、不具合やバグがないかを徹底的に洗い出します。特に基幹システムのように全社に影響が及ぶ場合は、一斉に切り替えるのではなく、一部の部門や拠点から段階的に導入していくことをお勧めします。これにより、予期せぬ問題が発生した場合でも、事業への影響を最小限に抑え、スムーズな移行を実現できます。

⑥トレーニング

システム構築が完了したら、スムーズな本稼働を目指して、業務担当者向けのトレーニングを実施します。この段階では、あらかじめ準備しておいた操作マニュアルや運用マニュアルを配布し、システムの使い方を習得してもらうことが重要です。入念なトレーニングによって、担当者が新システムに慣れ、業務の標準化がより確実に進みます。このステップは、単に操作方法を教えるだけでなく、システムが現場にスムーズに浸透し、定着するための要となります。

⑦システムリリース（運用切り替え）

このシステムリリースの段階では、旧システムからのスムーズなデータ移行と、万が一のトラブルに備えた切り戻し計画（旧システムへの復旧）が不可欠です。また、過去にデータの消失事故が起きた事例もあるように、切り替え直前に必ず最新データのバックアップを作成し、万全の体制で臨むことが重要です。入念な準備と計画的な運用切り替えによって、基幹システム導入の効果を確実なものにできます。

よくある質問

そこでは、基幹システムの導入を検討する際によく寄せられる質問にお答えします。

Q1：基幹システムとは？ 

基幹システムとは、企業の運営に不可欠な「中核業務」（販売、生産、会計、人事など）を管理し、業務を効率化するためのシステムです。これはビジネスの根幹を支えるため、「ミッションクリティカルシステム」とも呼ばれ、万が一停止すれば企業活動全体がストップするリスクを伴います。業務システムが特定の部門の業務を補助するのに対し、基幹システムは企業の経営全体に深く関わるという点で明確に異なります。

Q2：基幹システムとERPの違いは？

基幹システムとERPの大きな違いは、管理する範囲と目的です。基幹システムは、販売、生産、会計といった特定の部門業務を効率化するための「独立した機能別システム」です。一方、ERP（企業資源計画）は、これらの基幹システムが持つ情報を一元管理し、経営資源を企業全体で最適化するための「統合型システム」です。簡単に言うと、基幹システムが各業務の「心臓部」として機能するのに対し、ERPは各部門の情報を連携させ、経営判断をサポートする「司令塔」のような役割を担います。

Q3：基幹システムのメリットは？

基幹システムを導入することで、企業は複数の重要なメリットを享受できます。業務の効率化と生産性向上です。手作業を自動化し、人的ミスを削減することで、担当者はより重要な業務に集中できます。経営情報の可視化と迅速な意思決定です。各部門に散在していたデータが一元管理されるため、経営者は企業の現状をリアルタイムで正確に把握し、データに基づいた客観的な判断を下すことが可能になります。業務の標準化です。誰が担当しても同じ品質のアウトプットが保証され、「属人化」を解消します。最後に、外部システムとの柔軟な連携です。BIツールなどと連携することで、システムの価値を高め、より高度な経営分析を実現できます。

Q4：基幹システムの選び方ポイントは？

基幹システムの選定は、企業の将来を左右する重要な経営判断です。最適なシステムを選ぶためには、主に4つのポイントを多角的に検討する必要があります。まず、「利用形態」（クラウド型かオンプレミス型か）を、予算や運用方針に合わせて決定します。次に、「機能性」です。自社の業務課題を解決できる機能が備わっているか、将来的な拡張性があるかを慎重に見極めましょう。また、導入後のサポート体制も重要です。「導入サービス・サポート」が充実しているベンダーを選ぶことで、スムーズな移行と運用が実現します。最後に、「操作性」と「セキュリティ」です。現場の担当者が直感的に使えるか、そして企業の機密情報を守るための強固なセキュリティ対策が講じられているかを必ず確認してください。

Q5：基幹システムの導入には、何から始めるべき？

基幹システムの導入を成功させるには、まず「要件定義」から始めるべきです。これは、単にシステムを導入するのではなく、業務プロセス全体を見直す絶好の機会と捉えましょう。現状の課題やボトルネックを洗い出し、どのような機能が必要かを明確に定義することが、失敗しないシステム選びの第一歩となります。この要件定義が固まれば、自社に最適な「システム選定」と「導入ベンダー」を見つけることができます。貴社の課題に最適な基幹システムの導入をご検討でしたら、ぜひルビナソフトウエアにご相談ください。

まとめ

基幹システムが単なる業務効率化ツールではなく、企業の競争力を高めるための戦略的な経営ツールであることがお分かりいただけたでしょう。データの可視化による迅速な意思決定、業務の標準化、そして外部システムとの連携は、変化の激しい現代ビジネスにおいて、企業成長の鍵となります。

しかし、システム選定から導入、そして運用・定着までの一連のプロセスは、決して容易ではありません。特にクラウド移行の検討、オンプレミス型との比較、そして自社の事業に最適なシステムを自力で選ぶことに不安を感じる企業は少なくないでしょう。

そのような時こそ、専門家の力を借りることが成功への近道です。ルビナソフトウエアは、基幹システムやERPの開発・導入に豊富な実績を持ち、お客様一人ひとりの課題に合わせた最適なソリューションをご提案します。

「自社に合った基幹システムを選びたい」「クラウド移行をスムーズに進めたい」とお考えの方は、ぜひ一度ルビナソフトウエアへご相談ください。

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