Vận hành và bảo trì hệ thống ERP

●Tổng quan dự án

・Lĩnh vực phát triển: ERP
・Hình thức phát triển: Phát triển ngoài khơi kiểu phòng thí nghiệm
・Thời hạn hợp đồng: Khoảng 5 năm từ 2017 đến nay
・Công nghệ:

- Dynamics AX 2012 R2: X++
- SQL server 2008
- SSRS
- SSAS

Bộ phận trợ giúp: 12 tháng công (nhóm 3 người, 6 ngày một tuần, 3 ca)
Phát triển cải tạo: 3-6 tháng công

●Các vấn đề của khách hàng

Khách hàng của Luvina là một doanh nghiệp Nhật Bản. Do công ty có nhiều chi nhánh ở nước ngoài và yêu cầu phối hợp như ghi nhận việc mua hàng từ các chi nhánh ở nước ngoài làm doanh số bán hàng cho trụ sở chính tại Nhật Bản nên công ty sử dụng kỹ thuật Dynamics AX 2012, hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và tiền tệ.
Ngoài ra, để nhanh chóng đáp ứng các chi nhánh ở nước ngoài, hệ thống luôn sẵn sàng 24 giờ một ngày.
Các nhà cung cấp hệ thống Nhật Bản được sử dụng để hỗ trợ vận hành và sửa đổi nhằm đáp ứng các sửa đổi pháp lý ở mỗi quốc gia. Tuy nhiên, có những vấn đề như chi phí vận hành 24 giờ và thiếu nhân sự nói tiếng Anh, và được kết nối với Luvina.

●Giải pháp của Luvina

*Chuẩn bị nhân sự

Luvina đảm bảo nguồn nhân lực có thể nói được tiếng Nhật và tiếng Anh

Ban đầu, đối với kỹ sư hệ thống, Việt Nam Có rất ít tài liệu và các trang web viết bằng tiếng Anh nên cần phải học tiếng Anh, đồng thời một số nhân viên của Luvina đã có kinh nghiệm du học ở Anh và Mỹ nên việc tuyển dụng tương đối dễ dàng.

Luvina đảm bảo nguồn nhân lực có thể làm việc vào ban đêm

Tòa nhà nơi Luvina đặt trụ sở cũng có thể tiếp cận được 24 giờ một ngày. Đối với những nhân viên kết thúc ca làm việc vào đêm khuya hoặc sáng sớm, có thể đảm bảo nghỉ ngơi bằng cách chuẩn bị phòng nghỉ cho nhân viên. 

*Giáo dục nguồn nhân lực

Học nghiệp vụ hỗ trợ

Nhân viên có thể nói tiếng Nhật sẽ được cử đến trụ sở chính ở Tokyo trong khoảng một năm và sẽ có thể cung cấp - công việc tại hiện trường.

Học nghiệp vụ của bên khách hàng.

Vì khách hàng cũng có cơ sở tại Hồ Chí Minh, Việt Nam nên Luvina cử nhân lực vào thời điểm có nhiều công việc, để tham gia học tập và thực chiến. 

Tại phía văn phòng Hà Nội, song song với việc tìm hiểu công việc, Luvina thực hiện công việc sửa chữa và hỗ trợ tương tự các công việc hiện có.

Luvina cũng tiến hành công việc đào tạo để có thể tạo ra kết quả tương tự và nâng cao chất lượng.

Công việc chốt sổ hàng tháng được thực hiện 12 lần một năm. Công việc chốt sổ hàng năm chỉ được thực hiện mỗi năm một lần nên dù có ít kinh nghiệm nhưng Luvina đã lưu giữ tài liệu cho từng quy trình nghiệp vụ và lập sổ tay hướng dẫn công việc để chắc chắn có thể học hỏi các công việc sáng tạo. Từ lần thứ hai trở đi, Luvina sẽ đảm bảo công việc được tiến hành suôn sẻ.

●Hiệu quả đem đến cho khách hàng

Không chỉ có thể giảm khoảng một nửa chi phí vận hành mà tốc độ phản hồi cũng được cải thiện.
Đặc biệt, giảm chi phí vận hành cho nhân viên làm ca đêm, sử dụng điều luật Tiêu chuẩn Lao động của Việt Nam cũng quy định mức phí bảo hiểm nếu làm việc từ 22h đến 6h sáng.
Do ảnh hưởng của virus Corona, sự hợp tác của Luvina với các chi nhánh ở nước ngoài đã giảm sút, vì vậy Luvina hiện đang tiếp tục hợp đồng với các dịch vụ hỗ trợ 24 giờ. 

●Những thách thức trong tương lai

Với sự kết thúc của virus corona, lượng du lịch đến và đi từ nước ngoài sẽ tăng lên, vì vậy Luvina đang xem xét quay trở lại hệ thống 24 giờ.

Luvina đã cân nhắc việc nâng cấp từ “Dynamics AX 2012” đến “Dynamics365” một thời gian, nhưng do virus Corona nên khả năng cộng tác với nước ngoài đã giảm đáng kể nên đã điều chỉnh lại thời gian nâng cấp.