Là thông tin về các cá nhân đang sống, để chỉ các thông tin có thể nhận dạng một cá nhân cụ thể bằng tên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại (bao gồm cả số điện thoại được hiển thị khi nhận cuộc gọi), địa chỉ email, địa chỉ liên hệ và các mô tả khác của nó v.v mà có chứa trong thông tin đó, và các thông tin có thể nhận dạng một cá nhân cụ thể từ đơn vị thông tin đó như ngoại hình, dấu vân tay, dữ liệu giọng nói và mã người bảo hiểm của bảo hiểm y tế v.v (thông tin nhận dạng cá nhân).

Dưới đây là các thông tin cá nhân mà Luvina Software xử lý.

1, Thông tin nhận được từ các đối tác kinh doanh

- Thông tin nhận được từ các đối tác kinh doanh trong nghiệp vụ nhận ủy thác

- Thông tin nhận được nhờ vào hợp đồng với đối tác kinh doanh để cung cấp dịch vụ

2, Thông tin cá nhân liên quan đến bản thân đối tác kinh doanh

- Thông tin về người chịu trách nhiệm nhờ vào các loại giao dịch

- Thông tin về những người đã tham gia hoặc đến các sự kiện, hội thảo v.v

- Thông tin về những người đã đến Luvina Software

- Thông tin về các loại hỏi đáp

- Khác, sử dụng cho mục đích mà chúng tôi đã thông báo trước và đã nhận được sự đồng ý của bạn

3, Thông tin liên quan đến lãnh đạo, nhân viên Luvina Software và gia đình họ

- Thông tin người ứng tuyển・Thông tin người xin việc・Thông tin tuyển dụng nhân sự

- Thông tin liên quan đến nhân viên Luvina Software

1, Thông tin cá nhân do Luvina Software xử lý sẽ được sử dụng trong phạm vi các mục đích sau đây theo mục đích sử dụng đã được xác định và thông báo trước.

a, Thông tin nhận được từ các đối tác kinh doanh

Lưu trữ và sử dụng thông tin cá nhân dựa trên hợp đồng ủy thác (xử lý thông tin v.v)

b, Thông tin cá nhân liên quan đến bản thân đối tác kinh doanh

- Xử lý nghiệp vụ như hợp đồng, hóa đơn, thanh toán v.v. và liên lạc khi kinh doanh

- Giải đáp thắc mắc, yêu cầu của đối tác kinh doanh

- Mời tham gia các sự kiện như buổi giới thiệu sản phẩm và triển lãm v.v

- Yêu cầu khảo sát ví dụ như điều tra mức độ hài lòng của khách hàng v.v

- Khác, sử dụng cho mục đích mà chúng tôi đã thông báo trước và đã nhận được sự đồng ý của bạn

c, Thông tin liên quan đến lãnh đạo, nhân viên Luvina Software và gia đình họ

- Công tác tuyển dụng, thủ tập vào công ty

- Quản lý làm việc, quản lý chấm công, quản lý tiền lương

- Tạo thông báo, báo cáo, tài liệu theo quy định pháp luật

- Đãi ngộ phúc lợi, quản lý an toàn

- Giáo dục, đào tạo

- Liên lạc khẩn cấp v.v 

2, Các thông tin cá nhân không còn cần thiết sẽ được xóa, hủy kịp thời và thích hợp.

1, Luvina Software sẽ không cung cấp hoặc tiết lộ dữ liệu cá nhân có được cho bất kỳ bên thứ ba nào ngoại trừ các trường hợp sau đây.

a, Khi có sự đồng ý của chính chủ

b, Khi cần cung cấp theo quy định của pháp luật

c, Khi cần thiết để bảo vệ tính mạng, thân thể, tài sản của một người và khó nhận được sự đồng ý của người đó

d, Trong trường hợp cần hợp tác với một tổ chức quốc gia hoặc cơ quan công quyền địa phương để thực hiện các công việc công và việc có được sự đồng ý của cá nhân liên quan có thể sẽ cản trở việc thực hiện các công việc nói trên

e, Trong trường hợp khó có được sự đồng ý của người liên quan và dựa trên các thủ tục do pháp luật quy định thì đã thông báo trước cho người đó về sáu nội dung sau đây hoặc nội dung tương đương như vậy trở lên, hoặc đã thực hiện các biện pháp tương đương thay thế nó

- Mục đích sử dụng là cung cấp thông tin cho bên thứ ba

- Các mục thông tin cá nhân sẽ được cung cấp cho bên thứ ba

- Phương tiện hoặc phương thức cung cấp cho bên thứ ba 

- Ngừng cung cấp thông tin cá nhân có thể nhận dạng người đó cho bên thứ ba theo yêu cầu của người đó 

d, Phương pháp có được

e, Cách tiếp nhận yêu cầu từ người đó

f, Khi cung cấp thông tin liên quan đến các lãnh đạo và cổ đông của một công ty hoặc tổ chức khác có trong thông tin liên quan đến công ty hoặc tổ chức đó, và đã được tiết lộ hoặc công khai bởi chính người đó, công ty hoặc tổ chức đó, và đã thông báo trước cho người đó về sáu điểm được liệt kê trong ý 6 ở trên hoặc nội dung tương đương như thế trở lên, hoặc đã giúp người đó dễ dàng biết được

2, Bất kể các quy định của đoạn trước, trong các trường hợp sau thì người được cung cấp các thông tin sẽ không thuộc nhóm bên thứ ba.

a, Khi công ty chúng tôi ủy thác toàn bộ hoặc một phần việc xử lý thông tin cá nhân trong phạm vi cần thiết để đạt được mục đích sử dụng

b, Khi thông tin cá nhân được cung cấp do kế thừa hoạt động kinh doanh do sáp nhập hoặc vì lý do khác

c, Trong trường hợp thông tin cá nhân được sử dụng chung với một người cụ thể thì phải đã thông báo trước cho người đó về điều đó cũng như các mục thông tin cá nhân sẽ được sử dụng chung, phạm vi của những người dùng chung, mục đích sử dụng của người sử dụng và họ tên hoặc tên gọi của người chịu trách nhiệm trong việc quản lý thông tin cá nhân đó, hoặc đã giúp người đó dễ dàng biết được

Để thực hiện công việc được ủy thác, chúng tôi có thể ủy thác việc xử lý thông tin cá nhân v.v. đã nhận được cho bên thứ ba. Trong trường hợp này, Luvina Software sẽ chọn một công ty đáp ứng đủ mức độ bảo vệ thông tin cá nhân và sẽ ủy thác sau khi đã nhận được sự đồng ý của đối tác kinh doanh. Ngoài ra, chúng tôi sẽ ký kết các hợp đồng liên quan đến việc bảo vệ thông tin cá nhân với các nhà thầu phụ để đảm bảo rằng các biện pháp quản lý an toàn phù hợp được thực hiện theo luật pháp và tiêu chuẩn của Luvina Software và sẽ thực hiện giám sát phù hợp. Thêm nữa, sau khi kết thúc ủy thác, chúng tôi sẽ thu hồi thông tin cá nhân mà chúng tôi đã nhận được từ các nhà thầu phụ.

Trường hợp chúng tôi nhận được yêu cầu tiết lộ dữ liệu cá nhân do Luvina Software nắm giữ từ chính chủ, chúng tôi sẽ thực hiện tiết lộ sau khi xác nhận danh tính của người đưa ra yêu cầu. Ngoài ra, trường hợp chúng tôi không thể đáp ứng yêu cầu tiết lộ đó theo luật pháp và quy định, trong các trường hợp sau đây nếu không tồn tại dữ liệu cá nhân nắm giữa đó thì chúng tôi sẽ phản hồi lại như vậy, vì vậy vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin liên hệ. Về khoản phí cho các thủ tục như tiết lộ v.v, chúng tôi có thể sẽ tính số tiền tương đương với chi phí thực tế về phí liên lạc/phí bưu điện (tối đa 2.000 Yên).

1, Trong trường hợp có nguy cơ xâm hại đến tính mạng, thân thể, tài sản hoặc các quyền, lợi ích khác của người đó hoặc bên thứ ba

2, Trong trường hợp có nguy cơ cản trở đáng kể đến việc thực hiện đúng hoạt động kinh doanh của chúng tôi

3, Trong trường hợp vi phạm các luật và quy định khác

Về việc xử lý thông tin, bao gồm cả thông tin cá nhân, chúng tôi đã triển khai cơ cấu quản lý tuân thủ các yêu cầu của Privacy mark của Nhật Bản và hệ thống quản lý bảo mật thông tin.

1, Xây dựng chính sách cơ bản

Để đảm bảo quản lý và xử lý dữ liệu cá nhân đúng cách, chúng tôi đã tạo và ban hành "Chính sách bảo vệ thông tin cá nhân".

2, Thiết lập các quy định liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân

Ngoài các quy định toàn công ty về bảo vệ thông tin cá nhân và bảo mật thông tin, chúng tôi đã tạo và thực thi triệt để các quy tắc bảo mật cho từng dự án, đặc biệt là trong các hoạt động liên quan đến quản lý hệ thống thông tin.

3, Biện pháp quản lý an toàn về mặt tổ chức

- Bổ nhiệm người chịu trách nhiệm quản lý và tổ chức họp bảo mật

- Xây dựng và vận hành chính sách bảo mật (quy định, nội quy) dựa trên chính sách bảo mật thông tin

- Lập sổ cái xử lý thông tin cá nhân đối với hoạt động ủy thác, thu thập thông tin cá nhân

- Đánh giá, xem xét và cải tiến các biện pháp quản lý an toàn thông qua việc tự thanh tra, kiểm tra nội bộ và kiểm tra của lãnh đạo

- Thành lập bộ phận phụ trách xử lý và áp dụng các biện pháp pháp lý đối với người vi phạm khi phát hiện sự cố, vi phạm liên quan đến an toàn thông tin

4, Biện pháp quản lý an toàn về mặt cá nhân

a, Bảo mật khi xử lý thông tin cá nhân

- Thu thập các cam kết bằng văn bản từ nhân viên

- Ký kết các thỏa thuận bảo mật với các công ty đối tác và nhà cung cấp

b, Giáo dục, đào tạo nhân viên

Nâng cao mức độ bảo mật thông tin bằng cách tiến hành giáo dục cho tất cả các thành viên bốn lần một năm thông qua học trực tuyến v.v

5, Biện pháp quản lý an toàn về mặt vật lý

- Thiết lập mức độ bảo mật và kiểm soát việc ra vào bằng thẻ IC

- Thực hiện các biện pháp chống trộm bằng cách sử dụng lưu trữ có khóa đối với các tài liệu và phương tiện bí mật, khóa dây cho máy tính xách tay và các chính sách rõ ràng

- Thực hiện các biện pháp cắt điện, phòng chống thiên tai và thiết lập phòng thiết bị dành riêng cho các nghiệp vụ môi trường thật để truy cập thông tin bí mật

6, Biện pháp quản lý an toàn về mặt kỹ thuật

- Thực hiện xác thực cá nhân tại thời điểm truy cập bằng mật khẩu, thẻ IC và xác thực dấu vân tay

- Giảm thiểu số lượng người truy cập và thực hiện kiểm soát truy cập

- Quản lý phạm vi truy cập và cài đặt quyền truy cập theo nhiệm vụ công việc

- Thu thập và lưu trữ hồ sơ truy cập và nhật ký truy cập. Theo dõi và đối chiếu với nhật ký làm việc

- Tự động áp dụng các định nghĩa chống virus (DAT) và các bản vá bảo mật

- Mã hóa và gửi điện tử các phương tiện truyền tải, sử dụng VPN và email an toàn trong liên lạc

- Cấm sử dụng dữ liệu vận hành, trường hợp cần thì chỉ người được cho phép mới được sử dụng và sử dụng ở khu vực được giám sát

7, Giám sát nhân viên, nhà thầu phụ

- Có TV theo dõi ở khu vực giám sát, hạn chế truy cập internet

- Bổ nhiệm người chịu trách nhiệm về an toàn thông tin tại từng nhà thầu phụ, đào tạo thường xuyên và kiểm tra nghiệp vụ ủy thác

Khi đăng ký thông tin cá nhân qua trang web của chúng tôi, chúng tôi đang sử dụng công nghệ mã hóa dữ liệu có tên SSL làm biện pháp bảo mật nhằm ngăn chặn việc nghe lén trên mạng. Tuy chúng tôi có cố gắng chú ý nhiều trong việc quản lý thông tin cá nhân nhưng do tính chất của Internet, e-mail v.v nên không thể đảm bảo hoàn toàn tính bảo mật của thông tin cá nhân. Hãy lưu ý điều này khi sử dụng trang web và email.

Thông tin sẽ được sử dụng cho các hoạt động quảng cáo, hoạt động tiếp thị cũng như phát triển và cải tiến dịch vụ của chúng tôi.

Các dịch vụ thu thập/phân tích cookie và dịch vụ phân phối quảng cáo được công ty chúng tôi sử dụng như sau.

1, Phân tích tình trạng sử dụng trang web v.v

※Google Analytics

Công ty chúng tôi đang sử dụng cookie v.v và Google Analytics (một dịch vụ của Google Inc.) để thu thập và phân tích thống kê thông tin truy cập của những người truy cập trang web của chúng tôi. Để biết thông tin về cơ chế thu thập và xử lý dữ liệu trong Google Analytics, hãy xem thông tin do Google cung cấp (www.google.com/intl/ja/policies/privacy/partners/).

※Nếu bạn không muốn Google Analytics thu thập dữ liệu của mình, bạn có thể chọn opt-out (tắt) Google Analytics tại cài đặt add-on của trình duyệt.

※Để chọn opt-out Google Analytics, hãy cài đặt "Google Analytics opt-out add-on" và thay đổi thiết định add-on của trình duyệt của bạn.

2, Thu thập và sử dụng trạng thái mở và lịch sử duyệt web v.v của người đăng ký nhận bản tin qua email

※Vtiger One

Công ty chúng tôi đang sử dụng cookie v.v và Vtiger One (một dịch vụ do Vtiger cung cấp) để thu thập và phân tích thông tin về những người đăng ký nhận bản tin qua email.

Để biết thông tin về cách Vtiger One thu thập và xử lý dữ liệu, hãy xem thông tin do Vtiger cung cấp

(www.vtiger.com/ja/policy-legal-center/privacy-policy/) 

Có thể có các quy định riêng cho việc xử lý thông tin cá nhân như mục đích sử dụng thông tin cá nhân, cung cấp cho bên thứ ba, bảo mật, thông tin liên hệ v.v. cho từng sản phẩm, dịch vụ v.v trên trang web về từng sản phẩm, dịch vụ, thư điện tử và các loại thông báo khác. Trong trường hợp đó, nếu có các điều khoản hoặc quy định đặc biệt khác với "Về xử lý thông tin cá nhân" thì chúng tôi sẽ ưu tiên áp dụng các nội dung liên quan đến việc xử lý thông tin cá nhân đã được quy định cho từng sản phẩm, dịch vụ v.v đó.

"Về xử lý thông tin cá nhân" được viết bằng tiếng Nhật và được dịch sang tiếng Anh và tiếng Việt. Tiếng Nhật là phiên bản gốc, các phiên bản ngôn ngữ khác được tạo ra chỉ mang tính chất tham khảo. Vì vậy, nếu có xung đột giữa các phiên bản ngôn ngữ thì phiên bản tiếng Nhật sẽ được ưu tiên.

"Về xử lý thông tin cá nhân" có thể thay đổi mà không cần thông báo trước do sửa đổi luật và quy định liên quan, thay đổi chính sách của Luvina Software v.v. 

Ngày ban hành： 2004/7/1

Ngày sửa đổi cuối cùng：2023/10/1

Luvina Software Joint Stock Company

Trụ sở chính: Hà Nội

Tầng 4, tòa nhà Hòa Bình, 106 Hoàng Quốc Việt, 

Quận Cầu Giấy, Hà Nội, Việt Nam

+84-366-496-399　

[email protected]