Helpdesk và vận hành hệ thống TMĐT và ERP cho doanh nghiệp bán lẻ

helpdesk-va-van-hanh-he-thong-thuong-mai-dien-tu-va-erp-cho-doanh-nghiep-ban-le

50%

Giảm chi phí IT

24/5

Hỗ trợ qua WhatApps

100%

Đảm bảo ổn định trong dịp cao điểm

Tải xuống

Tổng quan dự án

Dịch vụ helpdesk và bảo trì hệ thống EC và ERP cho Beato VN chuyên cung cấp dịch vụ đặt hoa, quà tặng tại nhiều thị trường (Singapore, Việt Nam…).

Địa điểm: Singapore

Ngành: Bán lẻ

Lĩnh vực: Quản lý đơn hàng; Quản lý sản phẩm

Thời gian: 10/2024 ~ Now

Total size: 1.5MM (40h/tháng)

Dịch vụ:

Maintain: Phát triển add-on, System Maintenance.
Helpdesk: Điều tra, Vận hành hệ thống, Support end-user

Hỗ trợ trực tiếp người dùng qua email và WhatsApp.

Sản phẩm hỗ trợ: Wordpress, Odoo

Khách hàng

KH là doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ đặt hoa và quà tặng tại nhiều thị trường. KH đã chọn dùng Wordpress để phát triển trang bán hàng, sau đó thông tin sale được đồng bộ xuống hệ thống quản lý được phát triển trên nền tảng Odoo.
KH đã có hệ thống EC để phục vụ kinh doanh của doanh nghiệp, được phát triển bởi Partner Ấn Độ.
Tuy nhiên, phía Partner Ấn Độ thường chậm trễ trong việc xử lý các request (điều tra lỗi, cải tiến hệ thống, support trả lời KH khi hệ thống có sự cố,…) nên Beato đang mong muốn tìm được partner chuyên nghiệp trong dịch vụ Helpdesk và maintain hệ thống này cho họ.

Thách thức

THÁCH THỨC

Khách hàng mở rộng thị trường nên cần vendor mới có kế hoạch dài hạn để hỗ trợ nâng cấp hệ thống phù hợp với định hướng phát triển của doanh nghiệp.
Hệ thống cũ của khách hàng được phát triển bởi đối tác từ Ấn Độ, nhưng đối tác cũ thường chậm trễ trong việc xử lý các vấn đề gây khó khăn trong việc sửa lỗi, cập nhật, cải tiến hệ thống khi cần.
Những lỗi cũ còn tồn đọng cần được giải quyết nhanh chóng để kịp vào mùa sale cao điểm sắp tới. Đồng thời, khách hàng cũng yêu cầu cải thiện tốc độ xử lý vấn đề mỗi khi gặp sự cố.

Giải pháp

GIẢI PHÁP CỦA LUVINA

Triển khai dịch vụ Helpdesk & Bảo trì chủ động – Xây dựng quy trình xử lý sự cố theo mức độ ưu tiên, thiết lập hệ thống giám sát tự động và cung cấp hỗ trợ khách hàng nhanh chóng qua email & WhatsApp.

Khắc phục và tối ưu hiệu suất hệ thống WordPress & Odoo – sửa lỗi tồn đọng, cải thiện tốc độ vận hành và đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định trong mùa cao điểm.

Thực hiện chuyển đổi nhà cung cấp mượt mà – Thu thập dữ liệu hệ thống, mã nguồn và tài liệu cần thiết, đảm bảo quá trình chuyển giao diễn ra suôn sẻ, không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Giải pháp dài hạn:

Xây dựng hệ thống linh hoạt, sẵn sàng mở rộng – Khắc phục điểm nghẽn, tối ưu hạ tầng và lập kế hoạch nâng cấp để hỗ trợ đa ngôn ngữ,đa tiền tệ và tích hợp nhiều phương thức thanh toán.

Chuẩn hóa tài liệu & tối ưu quy trình chuyển giao kiến thức – Hoàn thiện tài liệu hệ thống, cải tiến quy trình xử lý yêu cầu nhằm đảm bảo hiệu suất vận hành bền vững.

Tính năng:

WordPress – TMĐT và Quản lý đơn hàng

Tính năng	Mô tả
Mua hàng	User chọn sản phẩm vào giỏ hàng Apply Coupon code giảm giá sản phẩm Có thể chọn cách thức giao hàng và gửi thông tin xác nhận đơn hàng qua mail Thanh toán đơn hàng
Quản lý sản phẩm	Hỗ trợ nhiều loại sản phẩm về hoa và quà tặng với nhiều màu sắc kích cỡ khác nhau Quản lý kho hàng: Tự động cập nhật số lượng tồn kho cảnh báo khi sắp hết hàng Tùy chỉnh giá và khuyến mãi: Giảm giá theo phần trăm hoặc giá cố định, coupon code Hỗ trợ KH: KH có thể đánh giá nhận xét và đưa hình ảnh thực tế
Thanh toán và vận chuyển	Hỗ trợ nhiều cổng thanh toán: Stripe, Paypal… Thiết lập phương thức và phí vận chuyển
Quản lý đơn hàng và KH	Theo dõi trạng thái đơn hàng: Từ khi đặt hàng đến khi giao hàng thành công Hỗ trợ tạo hóa đơn Gửi email thông báo tự động: Khi đơn hàng thay đổi trạng thái (xác nhận đơn hàng, đang giao, đã giao) Quản lý khách hàng & thành viên: Lưu thông tin mua hàng, nhóm khách hàng, chương trình khách hàng thân thiết
Giao diện và tùy chỉnh	Hỗ trợ nhiều giao diện miễn phí & trả phí: Flatsome, Astra, OceanWP, Storefront Dễ dàng kéo & thả với Elementor Page Builder Tích hợp sẵn các widget cho sản phẩm, giỏ hàng, thanh toán Mobile-friendly: Giao diện tối ưu trên điện thoại.

Odoo – Backend & Business Insights

Tính năng	Mô tả
Quản lý hóa đơn	Quản lý các đơn hàng được đồng bộ từ hệ thống Wordpress
Báo cáo	Theo dõi doanh thu, phân tích qua biểu đồ và báo cáo

Thành tựu

Số lượng request kể từ khi Luvina tiếp nhận đã giảm đi đáng kể, do nhiều bug hệ thống đã được Luvina fix. Cụ thể, trong tuần đầu, Luvina đã xử lý được 30% tổng số request tồn đọng trước đó.
Mặc dù KH thuê Luvina Support End user 8/5, nhưng Lu luôn sẵn sàng support End user với các request có kế hoạch trước vào các ngày lễ tết và nhận được sự hài lòng cùng lời cảm ơn từ KH.
KH đã giảm đến 50% cost khi thuê Luvina so với partner cũ trong khi vẫn đảm bảo dịch vụ chất lượng tốt.