Quản lý cấp trung - Kĩ thuật họp

Trong bài viết “Vận hành team bằng Mục đích – Bài toán – Hành động” ở kì trước đã liệt kê 3 kĩ thuật chính để vận hành dự án gồm Kỹ thuật họp, Kỹ thuật quản lý Bài toán, Kỹ thuật quản lý hành động.

Ở bài viết này chúng tôi sẽ viết nhiều hơn về kĩ thuật họp.

Kỹ thuật họp thể hiện ở việc ghi biên bản

• Leader cần có kỹ thuật tổ chức họp để không tiêu phí thời gian của mọi người tham gia họp.
• Về cơ bản điều hành cuộc họp cũng gồm 3 phần Mục đích – Bài toán – Hành động. Chất lượng của cuộc họp cuối cùng được phản ánh vào Biên bản. Có những trình độ ghi biên bản như sau:

	Level		Check point
	1 Lính mới		Ghi được thời gian, người tham gia Khi được đúng nội dung họp Biên bản được tạo ra vào ngày hôm sau
	2 Có kinh nghiệm		Ngay đầu biên bản ghi Mục đích và Kết luận cuộc họp Hành động phải làm, người làm và deadline được ghi ra rõ ràng Họp xong 1 giờ sau thì biên bản được tạo ra
	3 Lão luyện		Cho dù là cuộc họp có mục đích và kết luận không rõ ràng thì vẫn cứ rút ra được mục đích và kết luận từ nội dung họp Từ nội dung họp tự mình viết ra được Bài Toán và Hành động Viết xong biên bản ngay trong cuộc họp

Biên bản họp Level 1

1. Thời gian bắt đầu – kết thúc: Chính xác đến đơn vị 15 phút

2. Địa điểm: Chính xác đến tên phòng họp

3. Người tham gia: Ghi được cả chức vụ

4. Nội dung: Ghi hết phát ngôn của từng người bao gồm cả phần chào hỏi, giới thiệu.

※Cảm giác người đọc : Bỏ qua ½ nội dung là những phát ngôn không liên quan đến mục đích, bài toán, mất công đi tìm kết luận.

Biên bản họp Level 2:

Ý thức đến người đọc – Mục đích và Kết luận

1. Thời gian: Như Level 1.

2. Địa điểm: Như Level 1.

3. Người tham gia: Như Level 1 + ghi người quan trọng ở trên.

4. Mục đích cuộc họp: Báo cáo A, xác nhận B, giải thích C.

5. Kết luận:

• Báo cáo A thế nào, phải sửa gì
• Xác nhận B xong thấy thế nào, có OK không?
• C đã giải thích xong chưa, có phải bổ sung giải thích gì không?

6. Hành động: What, Who, When.

7. Nội dung nghị luận: Chỉ ghi những phát ngôn liên quan đến mục đích

8. Kế hoạch họp tiếp theo: Bao giờ họp tiếp, ở đâu, bàn về cái gì.

Biên bản họp Level 3:

3.1. Cuộc họp được điều khiển bởi biên bản

• Thông thường cuộc họp là trung tâm, biên bản là sự phản ánh, ở level này lấy biên bản là trung tâm và vận hành cuộc họp theo form biên bản để ra được nội dung cần viết.
• Đầu tiên phải ý thức mình là chủ hay là khách để viết biên bản

  Phân loại	Ví dụ
  Mình là chủ	Họp tiến độ Team của mình. Họp định kỳ với khách hàng.
  Mình là khách	Họp trong nội bộ công ty, mình được gọi đi họp mà chả biết mục đích là gì. Cuộc họp có nhiều công ty tham gia và người chủ trì bị luân phiên.

3.2. Phần đầu cuộc họp

• Nếu mình là Chủ nhà thì chỉ việc lấy biên bản lần họp trước xem mục đích của cuộc họp lần này là gì, cộng thêm các vấn đề phát sinh giữa 2 cuộc họp và phát biểu là xong.
• Nếu mình là Khách thì phải hỏi người chủ trì Mục đích hôm nay là gì, nghe xong diễn đạt lại mục đích bằng ngôn ngữ của mình để xác nhận.

3.3. Điều cần chú ý trong khi họp

• Nếu mình là Chủ nhà: Phải phổ biến bài toán phải giải
  • Ví dụ Dự án đang ở trạng thái thế nào, đang gặp vấn đề gì, đang giải bài toán gì ,đang có Hành động nào được thực hiện.
• Nếu mình là Khách: Chủ động tìm bài toán phải giải.
  • Thông thường khi Mục đích không rõ ràng thì Bài toán cũng sẽ không rõ ràng.
  • Khi đó phải thể hiện tư thế đi tìm bài toán để giải. Ví dụ ngay cả cuộc họp báo cáo những việc đã làm của dự án thì cũng phải đặt câu hỏi thế có v/d gì không? Có bài toán gì không?

3.4. Lúc kết thúc cuộc họp

• Nếu mình là Chủ nhà: Quyết định và thông báo ai phụ trách giải bài toán nào, hoặc là ai, làm gì, lúc nào để giải bài toán. Quyết định và thông báo kế hoạch họp tiếp theo.
• Nếu mình là Khách: Nếu cuộc họp bị rơi vào mê lộ, mình không phải người điều khiển nên cũng khó dựng lại từ đầu. Lúc đó phải bình tĩnh phát biểu những câu như “Chúng ta đang gặp vấn đề gì nhỉ ” hoặc tự mình đề xuất “Tôi thấy sau đây chúng ta phải làm những việc sau...” để lái về đúng hướng.

Ghi biên bản để luyện tập trở thành PRO

• Ghi biên bản để tăng trình độ viết văn trong business.
• Hãy phân công các member viết biên bản bắt đầu từ trình độ 1, rồi tăng lên 2.
• Nếu bạn là leader mà chưa đạt mức 3 thì đầu tiên hãy tự mình viết biên bản cho đạt mức 3 đã rồi cho member viết.

Tóm tắt

• Điều hành họp cũng theo form Mục đích – Bài toán – Hành động.
• Viết biên bản cũng có 3 level 1,2,3. Nếu là PJ member thì nên đạt trình độ 2, nếu là leader thì nên đạt trình độ 3.
  • Level 1: Ghi hết toàn bộ nội dung họp, cả phần không liên quan.
  • Level 2: Ý thức đến người đọc. Ghi luôn mục đích và kết luận lên đầu.
  • Level 3: Khéo léo Lái cuộc họp và ghi biên bản theo form Mục đích – Bài Toán – Hành động. Tùy theo vị trí mình là chủ hay khách mà lái.
• Viết biên bản là 1 skill quan trọng. Hãy tự luyện cho mình và cho member thử sức.

Thực hành

• Xem lại lâu nay mình đang viết biên bản như thế nào? Tại sao làm thế ?
• Kiểm tra xem mình và member trong team đang ở trình độ nào.
• Sau này đi họp mình có thể là chủ hoặc khách, hãy thử với trình độ 3 khi viết biên bản.