Quản lý cấp trung - Vận hành dự án, vận hành team bằng: Mục đích - Bài toán - Hành động

Về cơ bản công việc là: Mục đích - Bài toán - Hành động

• Xác nhận mục đích:

          - Là trả lời câu hỏi tại sao phải làm việc này, làm việc này thì ai vui?

• Phát hiện bài toán:

          - Bài toán là gió ngược chiều, là nước ngược dòng, là tảng đá cản đường chúng ta đi đến mục đích

          - Công việc mà không có bài toán phải giải là công việc không có giá trị, là công việc ai cũng làm được, không thú vị.

• Thực hiện hành động:

           - Giải bài toán

           - Đẩy con thuyền ngược dòng đi đến đích.

Project cũng là Mục đích – Bài toán – Hành động

Ví dụ : Project tổ chức du lịch cho nhân viên công ty

1. Xác nhận mục đích

• Tạo cơ hội giao tiếp với nhau cho toàn thành viên công ty
• Điều kiện ràng buộc

          - Phải đi ngày nghỉ để không ảnh hưởng công việc

          - Chi phí tối đa 1 người là 3 vạn yên

          - Phải có sự tham gia của cả Trụ sở chính và Chi nhánh

          - Thực hiện trong vòng 3 tháng tới.

2. Phát hiện bài toán

Từ mục đích và điều kiện ràng buộc ta tìm ra những bài toán sau:

• Chọn thời gian để nhiều người có thể tham gia nhiều nhất
• Chọn địa điểm để Trụ sở chính và chi nhánh đều dễ tham gia
• Tổ chức event để chơi được vui nhất với số tiền ít nhất.

3. Liệt kê Action

• Trước khi liệt kê Action phải có điều kiện ràng buộc của Action

          - Khối lượng 1 action chỉ làm trong vài ngày

          - Có deadline rõ ràng.

• Với điều kiện như vậy thì các action sau được liệt kê ra

          - Xem xét và quyết định thời gian, địa điểm

          - Thông báo với toàn công ty

          - Thương lượng với đại diện công ty

          - Lên kế hoạch chi tiết cho các sự kiện như Tham quan, tiệc tùng.

• Sau đó phải đặt độ ưu tiên, thứ tự, deadline và phân công cho người cụ thể. Lúc phân công có thể sử dụng CHARACTER MAP

Gặp vấn đề thì quay lại mục đích

• Ban cán sự không gặp vấn đề cho việc chọn địa điểm và thời gian
• Phần chi phí gặp vấn đề là đội ngân sách với kế hoạch ăn chơi đã vẽ ra. Tăng ngân sách hay là giảm sự kiện? Giảm sự kiện thì mất vui, tăng ngân sách thì số người tham gia sẽ giảm!
• Lấy mục đích ban đầu “Tạo cơ hội giao tiếp với nhau cho thành viên công ty” để phán xét thì việc tăng số người tham gia sẽ mang lại giá trị nhiều nhất.

3 kỹ thuật chính để vận hành dự án

• Kỹ thuật họp

          - Xác định mục đích của khách hàng

          - Quyết định hành động của Team và phân công

• Kỹ thuật quản lý Bài toán

          - Chỉnh lý các Bài toán được phát hiện

          - Quản lý các Bài toán

• Kỹ thuật quản lý Action

          - Quản lý các Action phải làm trong Team

          - Phổ biến để cả Team biết Action phải làm

Tóm tắt

• Các bước vận hành cơ bản của dự án là

          - Xác nhận mục đích

          - Phát hiện bài toán

          - Thực thi hành động.

• Dự án mà không có bài toán nào để giải thì không có giá trị
• Trong vận hành dự án có 3 kỹ thuật chính

          - Kỹ thuật họp

          - Kỹ thuật quản lý bài toán

          - Kỹ thuật quản lý hành động.

Thực hành

• Thành viên Ban đời sống có thể lập dự án du lịch hè và vận hành nó theo đúng Form Mục đích – Bài Toán – Hành động.